Os Congressos Científicos

A organização de um Congresso científico é bastante complexa e exige habilidade e jogo de cintura daquele que o organiza. Normalmente, existem entidades dentro de determinados meios acadêmicos que organizam estes eventos ou contratam profissionais para tal fim. Por exemplo, a Sociedade Brasileira de Cardiologia organiza todo ano um Congresso Brasileiro de Cardiologia, que reúne cadiologistas de todas as partes do mundo. Obviamente, congressos muito grandes, com previsão de um elevado número de pessoas, tanto participantes quanto palestrantes, e exigem uma rede de organização mais preparada, mais profissional.

A primeira previsão que se faz é a definição do local do evento. Geralmente, eventos de grande porte se realizam em hotéis. Portanto, deve-se fazer previamente uma tomada de preços com aqueles cujos valores se encaixem melhor com o orçamento previsto. O valor a ser cobrado de cada particiante deve cobrir todos os custos previstos no evento, é claro.

Outra questão a ser pensada previamente é quanto aos palestrantes, paticipantes de mesas-redondas e mini-cursos durante os dias de congresso.  Há de se pensar nos valores, muitas vezes cobrados por profissionais de ponta para falarem um pouco da sua experiência profissional. A agenda talvez seja o mais complicado, pois exige um elevado senso de organização.

Os cofee-break’s, isto é, os pequenos lanches nos intervalos dos cursos e palestras  devem ser rigorosamente monitorados, tanto em relação à qualidade dos alimentos oferecidos, quanto à pontualidade dos serviços.

Os materiais utilizados, geralmente um bloco, caneta e a programação de todo o evento devem ser separados em kit’s e entregues no primeiro dia, logo na entrada do evento. Congressos mais sofisticados preparam um coquetel de recepção, normalmente à noite, onde os participantes podem se interagir mais informalmente.

A apresentação de trabalhos também deve ser previamente definida, os trabalhos selecionados por uma banca e as apresentações orais devidamente agendadas. No caso das apresentações em painéis, deve-se tomar muito cuidado com a escolha dos locais de exposição dos mesmos e com a metragem quadrada concedida a cada pesquisador.

Portanto, a organização de um Congresso científico exige experiência e principalmente organização, porém se torna gratificante quando a equipe organizadora vê as coisas acontecerem dentro do previsto. Imprevistos acontecem. Portanto, leva vantagem os profissionais mais preparados para lidar com eles da melhor maneira possível.

Elizabete – 2° T.E.