Realizar um orçamento é algo muito importante num processo de planejamento de um evento, através dele você saberá qual cliente oferece o produto com melhor custo para o seu evento e o bolso de sua equipe ou empresa. Um orçamento pode ser solicitado de forma pessoal ou impessoal (através de e-mail ou telefone). Também existem os orçamentos que podem ser cotados através do site do fornecedor.
Geralmente, para um orçamento, é interessante que se faça por e-mail. Através do e-mail a mensagem ficará gravada para consulta e poderá ser toda detalhada. É necessário que descreva o produto que você quer cotar com todas as especificações possíveis, como metragem, tamanho, quantidade, cor, volume, etc. Se necessário, visite a página do fornecedor e veja especificações do produto. Durante essa especificação a pessoa deve procurar ser clara e objetiva, sem rodeios, mas sem faltar nada. Quando algo NÃO é bem esclarecido, algumas dúvidas vindas do fornecedor podem ocorrer. Essas dúvidas acabam tornando todo o processo de cotação mais lento. Sempre que possível acompanhar pelo e-mail e pelo telefone, e, aliás, essa é uma ferramenta essencial para um bom acompanhamento. Se você já está num contato impessoal, o telefone diminui bastante essa sensação entre fornecedor e cliente.
É básico sempre informar quem está solicitando (a empresa ou pessoa física), ser cordial, usar palavras como “favor” (não implore com “por favor”), “aguardo contato”, “qualquer dúvida retorne” (essas palavras sempre ajudam), informar prazo para entrega do orçamento, assim como solicitar prazo de duração do orçamento (geralmente tem duração entre 15 a 30 dias). Também é importante pedir a forma de pagamento que a empresa usa (muitas vezes é necessário realizar o cadastro da empresa e para isso informar CNPJ), anotar o nome do atendente ou representante da empresa, e por fim, o valor do frete de acordo com a mercadoria (informar CEP, algumas empresas não entregam e é necessário entrar em contato com transportadora).
Manter uma boa cartela de parceiros e fornecedores é algo que ajuda muito na hora de entrar em contato para cotar algum preço, assim como uma lista telefônica atualizada e a internet. Para que o processo de um orçamento não se perca, mantenha o controle com uma Planilha de Acompanhamento detalhando todo o processo como fornecedor, produto descrito, valores e prazos. Faça isso numa planilha do Microsoft Excel ou numa Tabela do Microsoft Word ou até similares. Sempre que for receber um pedido de orçamento de um superior na empresa peça que faça um “Pedido de Demanda”, isso é importante para esse processo, para tudo esteja registrado, que não seja apenas no boca a boca. Também é interessante que esse superior solicite o orçamento com um bom prazo antes do evento, para que não ocorra imprevistos como na entrega, assim como para que o orçamento realmente valha a pena e que realmente funcione, e seja escolhido o melhor fornecedor. Geralmente em um “Pedido de Demanda” constam itens como: solicitante, departamento de origem, descrição do pedido/produto, data da realização do evento, prazo para cotação, local de realização, fornecedor sugerido, contato de fornecedor.
Assim que receber os orçamentos no prazo estipulado, organize em uma tabela os fornecedores e seus contatos, o produto, sua descrição e quantidade, e valores orçados. Repasse para seu supervisor, ou em uma reunião apresente a cotação do produto. Qualquer pequena empresa ou equipe é capaz de manter essa ordem.
A padronização de processos agiliza e organiza todo um departamento e uma equipe, além disso, fica mais prático de se trabalhar na empresa. Tenha sempre em mente os três C’s para um orçamento: cote, cobre e compre. O mais importante é cobrar uma solicitação, isso às vezes pode ser realmente necessário, mesmo que a finalidade das empresas seja vender, muitas não apresentam o orçamento, outras gestões não encaram o orçamento como uma possibilidade de venda de mercadoria ou serviço. Isso ocorre por vários motivos, como a falta de capacitação dos funcionários para orçar ou a falta de tempo destes, assim como outros fatores. Um bom macete é mencionar que falta apenas o orçamento da determinada empresa para fechamento de fornecedor e dar um prazo para entrega deste. Faça um orçamento, mas sempre cobre. Essas são várias dicas para que seu orçamento não fique apenas como descartado.
Altiere Leal
